Vivimos en un entorno complejo. Solo en las últimas semanas, hemos visto cómo Rusia invade Ucrania, cómo el Partido Popular sustituye a su líder, cómo el gobierno cambia de un día para el otro su posicionamiento sobre el Sáhara o cómo los precios de la energía oscilan de un modo incomprensible batiendo sucesivos récords. Son tiempos de cambio que requieren de flexibilidad y, si me permitís, de toneladas de resiliencia.
Estos acontecimientos de índole internacional impactan en nuestros negocios de modos que no podíamos prever. Y es que difícilmente hubiéramos podido anticipar la pandemia del COVID ni la invasión rusa en territorio ucraniano. Recibo comentarios de empresarios que miran con angustia y preocupación la escalada de sus costes y las dificultades en el acceso a materia prima.
Escribo este post para aportar algo de luz sobre la gestión de proyectos la cual difícilmente podrá continuar haciéndose desde un esquema predictivo. Los tiempos actuales demandan que hagamos una transición hacia modelos de gestión enfocados a la adaptación. Te lo cuento con más detalle.
VUCA: describir la complejidad
Hace años que circula el concepto de VUCA para referirse a estos tiempos inciertos. VUCA es el acrónimo utilizado para describir la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad de nuestro entorno. El concepto surgió en la Escuela de Guerra de los Estados Unidos tras el fin de la Guerra Fría pero desde los años 90 se utiliza en el campo de la estrategia empresarial. Hablamos de VUCA para afirma que:
- Nuestro entorno es volátil: significa que los cambios se suceden de una manera poco predecible ya sea por su rapidez, porque se extienda a diferentes categorías de personas, productos, empresas… o porque pueden darse a pequeña o gran escala. Los cambios se dan a un ritmo acelerado.
- Nuestro entorno es incierto: ya no es posible predecir el futuro, lo que va a suceder. La paradoja es que cada vez debemos reunir más cantidad de información relativa a aspectos sobre los cuáles no existen precedentes.
- Nuestro entrono es complejo: ya no podemos interpretar los acontecimientos desde el marco de la causa-efecto porque resulta insuficiente.
- Nuestro entorno es ambiguo: proliferan los factores críticos que afectan a la organización cosa que nos lleva a la confusión, a la falta de orientación.
Herramientas para enfrentarnos a VUCA
Vayamos un paso más allá. Asumimos que VUCA es un hecho así que, la siguiente pregunta pertinente es: ¿Cómo me adapto a este entorno? Pues bien, parece razonable afirmar que el sistema de gestión de proyectos predictivos enfrenta serias limitaciones.
Con «gestión de proyectos predictiva» me refiero a esa forma de trabajar en la que planificamos, organizamos, hacemos seguimiento y control de los proyectos en base a un presupuesto y calendario. Esto es posible en un entorno con mucha certidumbre, un entorno en el que habrá bastante coincidencia entre la planificación inicial y la ejecución real. Un buen ejemplo de ello es la elaboración de presupuestos por prestación de servicios anuales. Lo veía la semana pasada en las noticias: un empresario del sector del transporte de pasajeros que se mostraba desesperado pues no podía renegociar los contratos anuales con sus clientes pero tampoco podía hacer frente a la subida de precios en los hidrocarburos. Aquí vemos el choque entre una forma de funcionar predictiva y un entorno cambiante o VUCA.
De la gestión predictiva a la gestión adaptativa
Surge así el concepto de «gestión adaptativa». En la gestión adaptativa ya no se pone tanto énfasis en el seguimiento y control de procesos largos sino que se apuesta por ciclos cortos que permiten la revisión constante y la mejora continua de los procesos. La palabra clave es «adaptación», tratar de leer los acontecimientos permanentemente para adaptarme a ellos.
En este marco, vamos a pendular permanentemente entre la explotación y la exploración, es decir, entre explotar lo que me da recursos hoy a la vez que exploro nuevas oportunidades para el desarrollo futuro; entre explotar los proyectos que ahora funcionan a la vez que estoy atenta a lo que esta por venir.
La agilidad como marco
Hablamos en un post anterior sobre agilidad y sobre cómo esta filosofía nos puede ayudar a transformar la cultura de las organizaciones. Te recomiendo que puedas leerlo y también visionar este breve video de poco más de dos minutos que explica de una forma breve esta transición entre los dos enfoques en la gestión de proyectos y mentalidad con la que hacer frente a los retos actuales:
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