«Mi equipo no tiene tiempo para esto», «Es una buena idea pero no la podemos implementar por falta de tiempo». ¿Te suenan estas afirmaciones? ¿Estáis postergando el proceso de cambio por un problema de falta de tiempo? En este post te ofrezco una herramienta que te va a ayudar a mejorar la gestión del tiempo, tuya y de tu equipo.
En las empresas abundan los esfuerzos por resolver la falta de tiempo, aunque muchos lo que hacen es agravarlo porque añaden más distracciones. Así, por citar un ejemplo, el correo electrónico que debía hacer nuestras comunicaciones más eficientes, a menudo se convierte en un «ladrón del tiempo».
Gestión del tiempo: Aprendiendo de General Electric
Cualquier iniciativa de cambio necesita tiempo, sobre todo al principio. General Electric ha desarrollado un programa encaminado a suprimir el exceso de trabajo, eliminando la burocracia y liberando el tiempo de los colaboradores. Este programa empieza con la matriz IARMP que os quiero compartir aquí.
Se trata de que puedas celebrar una especie de «reunión vecinal» de 2 a 3 días de duración, con algunos de tus colaboradores, para poner fin al desperdicio de tiempo y esfuerzos. En estas reuniones nos preguntaremos:
1. Informes: ¿Es necesario este informe? ¿Todos somos conscientes del tiempo que se necesita para elaborar y leer un informe? Los líderes que solicitan reportes, ¿saben cuantas personas del equipo están implicadas en su elaboración? ¿Compensa el esfuerzo?
2. Aprobaciones: ¿Esta decisión necesita ser aprobada por tantas personas? En General Electric encontraron órdenes de compra que debían ser firmadas por hasta 12 personas.
3. Reuniones: ¿Es necesaria esta reunión? ¿Le dedicamos demasiado tiempo? ¿Se podría hacer de un modo distinto? ¿Se podría hacer en formato videoconferencia?
4. Medidas: ¿Qué conductas nos parecen positivas y cuáles no? ¿Qué medidas debemos implementar para promover esas conductas que queremos?
5. Políticas y procedimientos: ¿Los planes de remuneración o incentivos facilitan que las personas hagan su trabajo con mayor eficiencia? ¿Estamos reconociendo las medidas que queremos?
¿Tenemos que seguir haciendo las cosas de la misma forma?
Como podrás observar, la mayoría de preguntas de esta matriz se pueden resumir en una sola: «¿Tenemos que seguir haciendo las cosas de la misma forma?». Con estas reuniones se fomenta la idea de que es necesario cuestionarlo todo, además de involucrar a las personas en los cambios que dicen desear.
Me parece un muy buen inicio cuando en la empresa nos estamos planteado un proceso de cambio pero topamos con el obstáculo de la falta de tiempo. Veamos realmente como podemos hacer las cosas de forma distinta. Esta matriz es un primer paso pautado y accesible.
Cuenta conmigo para iniciar un proceso de coaching personal o ejecutivo.
Artículo hecho en base a SENGE, P. «La danza del cambio». Barcelona: Gestión 2000, 2000.
