Hablemos de los planes de onboarding o, dicho de un modo más simple, sobre cómo hacer más fácil la adaptación de las personas a sus nuevos puestos de trabajo. Pensemos en nuestra experiencia personal, en los primeros días en un nuevo trabajo. Estoy segura de que en tu memoria aparecerán «aterrizajes» más suaves que otros, empresas en las que esos primeros días fueron más fáciles que en otras.
Si te pregunto qué es lo que hicieron bien las primeras, probablemente la respuesta pase por que tuviste un mentor o mentora que te ayudó a orientarte, porque tuviste una agenda con reuniones durante los primeros días que te permitieron conocer a las personas con las que trabajarías y porque, en el fondo, todo te pareció indicar que estaban esperando tu llegada. Si, por el contrario, te pregunto qué es lo que salió mal en las segundas empresas, probablemente me hables de improvisación y de que tuviste la sensación de tener que sacarte las castañas del fuego. Una odisea desde el primer minuto.
En mi rol acompañando al desarrollo de equipos, el tema del onboarding aparece recurrentemente y, sobre todo, muy vinculado a la acogida de los nuevos miembros del equipo.
A continuación propongo algunos temas o ámbitos en los que reflexionar para tratar de hacer un mejor este proceso:
Con cada nueva incorporación, el equipo vuelve (casi) a la casilla de salida
¿A qué me refiero exactamente? Un equipo es un grupo de personas que trabajan juntas y que comparten un propósito, unos valores, una cultura, unas normas, una determinada forma de hacer las cosas. El equipo que son es fruto de cada una de las conversaciones que han tenido, de los conflictos que han gestionado, de los retos que han alcanzado. Cuando una persona se incorpora al equipo, este sistema se modifica porque aparece un nuevo actor que está llamado a hacer sus propias contribuciones. Cuando incorporamos a alguien en el equipo será importante velar por su integración pero también por el «nosotros».
Planificar el onboarding reduce el tiempo de adaptación y mejora la productividad.
Como en tantas cosas, la capacidad de anticipación nos dará ventaja. Planificar cómo será el proceso de incorporación ayuda a las personas a familiarizarse con la empresa y la posición, reduciendo su tiempo de adaptación (tanto de la persona nueva como del resto del equipo). Esto incide directamente en la eficacia y productividad porque la persona puede aprender antes cuáles son sus tareas y expectativas. Por tanto, importantísimo planificar el proceso y dejar poco margen de improvisación. Aportará tranquilidad a todas las partes.
El plan de onboarding contribuye a que las personas se queden en la empresa
Cuando las personas se sienten bien acogidas e integradas en la organización, es más probable que sean más felices y que se sientan más satisfechas con el trabajo que hacen. Hablamos del sentido de pertenencia, de facilitar que la persona pueda identificarse con la misión, visión y valores de la empresa y que, por tanto, se reduzca la rotación. Recuerdo el caso de una persona que me contaba cómo fue su primer día en la oficina. Le cayó el alma a los pies porque en su primer día no tenía ni un lugar de trabajo, ni un ordenador ni una cuenta de email creada. La persona me lo contaba con cierto enfado pues había dejado su trabajo anterior con bastante apuro para responder a la urgencia que le habían transmitido en su nueva empresa. Le pidieron que se incorporase lo antes posible pero en el momento de la verdad no había absolutamente nada preparado para su llegada.
El plan de onboarding es un proceso de al menos seis meses.
Con esto quiero decir que dar la bienvenida a una persona va más allá de la clásica reunión con recursos humanos en la que se informa y se entrega todo el papeleo necesario. Conocer cómo funciona una empresa, cuál es su negocio, cómo se hacen las cosas y cuáles son las dinámicas de un equipo requiere de tiempo. Por tanto, tendrá sentido que en el momento de planificar el onboarding lo hagamos a seis meses vista y donde lo que varía es la intensidad. Evidentemente, las primeras dos semanas serán más intensas que las últimas pero permitámonos seguir manteniendo conversaciones sobre adaptación a la organización durante unos meses.
Cuidado con los gestos bien intencionados tipo una comida con todo el equipo.
María es una clienta que me contó cómo fue su primer día en la empresa en la que ahora trabaja. Se incorporó a un equipo de 20 personas, un equipo bien avenido y con una historia compartida potente. Pues bien, en su primer día le propusieron salir a comer para conocerse de un modo más informal, era su particular forma de darle la bienvenida al equipo. La cosa es que María se vio en una mesa con 20 personas desconocidas hablando de temas que ni entendía ni parecía que estuvieran dispuestos a contarle. Era una conversación amena y divertida, llena de «batallitas» pero claro, María no pillaba ninguna. Con esto no quiero decir que no salgamos a comer. Si os apetece salir a comer, adelante. Pero atención, que sea una comida a la medida de la persona que se incorpora al equipo 😉
Es una buena idea lo de asignar un tutor o mentor.
En mi experiencia todavía no me he encontrado a ninguna organización que haya implementado esta figura y que haya tenido una mala experiencia. Se trata de asignar un mentor con la idea de que esta persona le ofrezca acompañamiento, seguimiento y que le pueda aportar feedback sobre su adaptación al lugar de trabajo.
Asegurémonos de dar toda la información, la formal y la no tan formal.
Existen múltiples recursos a tu disposición para elaborar un buen plan de acogida, es decir, indicaciones sobre los contenidos que sí o sí debemos brindar a las personas que se incorporan en la organización (políticas de empresa, historia de la organización, descripción del puesto de trabajo, …) . Pero en esta séptima recomendación quiero ir un paso más allá y poner el foco en la información que una persona necesita conocer y que no está recogida en ningún documento. Me refiero a temas sutiles pero importantes como si ponemos en copia de los mails a las personas responsables o no lo hacemos o si en la sala de juntas hay algunos puestos reservados para la dirección o no. Me refiero a aspectos informales pero que marcan el estilo de la organización.
Estas son solo algunas de las recomendaciones que quiero compartir contigo para trabajar en un buen plan de acogida. Cuenta conmigo si quieres que nos pongamos a ello en tu organización.
